ホームWorkTrello là gì? Quản lý công việc hiệu quả với Trello

Trello là gì? Quản lý công việc hiệu quả với Trello

Là công ty về công nghệ cần phải chạy nhiều dự án song song cùng một lúc, việc tìm ra công cụ hiệu quả tốt để có thể hỗ trợ cho công việc sẽ là thử thách lớn cho SSS.

Sau khi thử nghiệm tất cả các công cụ thì công cụ Trello được đánh giá là công cụ quản lý công việc một cánh hiệu quả nhất giúp đáp ứng cho các nhu cầu trên thực tế và đơn giản là ai đó có thể tìm hiểu và muốn dùng từ cái nhìn lần đầu tiên.

Định nghĩa Trello

Trello là công cụ quản lý nhằm phối hợp các công việc một cách hiệu quả để giúp người trong nhóm cần nhìn qua đã biết có các đầu việc nào, ai đang là người chịu trách nhiệm công việc đó, làm tới giai đoạn nào. Đây là công cụ Freemium, có nghĩa là bạn xài một cách miễn phí tới khi cần các tính năng nâng cao. Đặc biệt, khi ứng dụng bản trả tiền thì bạn sẽ cần phải trả. Với SSS, dù hiện đang dùng cho khoảng 40 tài khoảng và 30 board thì bạn vẫn chưa cần phải trả đồng tiền nào hết.

Các thành phần của Trello:

  • Card: 1 thẻ thông tin gồm có titel, thẻ description nhằm lưu trữ các công việc. 1 card dùng để ghi tính năng sản phẩm (feature), công việc (task), ghi chú (note), câu hỏi (question) … nó đều phụ thuộc vào cách mà bạn sử dụng. Với mỗi card đều có checklist giúp bạn chia ra các đầu việc nhỏ. Và mỗi card thì có thể được attach, comment hình ảnh trên để dùng cho công việc trao đổi thường xuyên giữa các nhân viên.
  • Board: là bảng tương đương như một mảng việc hay một project. Một board có chứa nhiều list giúp chia các tình trạng của đầu việc project sao cho việc theo dõi trở nên thuận tiện hơn.
  • List: là danh sách gồm tất cả card nằm trong cùng 1 tính chất hay 1 tình trạng khác nhau. Ví dụ như list doing gồm có card đang thực hiện và list done gồm có card đã thực hiện xong công việc.
  • Organization là tập hợp member và board của công ty. Dưới đây là một ví dụng của board bao gồm list, card. Nó là một project về công việc SaaS.

Quản lý công việc hiệu quả với Trello

Trello là website, công cụ trực tuyến quản lý công việc một cách hiệu quả của cá nhân, nhóm được dựa trên một phương pháp của Nhật – Kanban. Với phương pháp này thì công việc sẽ được chia thành 3 trạng thái: Todo (Phải làm), Doing (Đang làm) và Done (hoàn thành). Lúc làm thì bạn chỉ cần chú ý đến công việc ở trạng thái đang làm việc (Doing) nhằm giúp bạn xử lý công việc một cách tốt và hiệu quả nhất.

Đăng ký và dùng Trello

  1. Tạo tài khoản trên Trello
  2. Lập New board nhằm quản lý các công việc
  3. Trong bảng quản lý các công việc cần tạo ra 3 trạng thái: Todo, Doing, Done. Nó sẽ là nơi chứa đựng toàn bộ các đầu mục công việc mà bạn cần thực hiện.

Lập danh sách các công việc

Tuy Trello đã tạo sẵn 3 trạng thái của công việc nhưng bạn có thể đổi tên sao cho phù hợp theo cách bạn hiểu hay có thể tạo cột mới. Tuy nhiên, thông thường thì có 3 trạng thái trên.

Todo: ở đây bạn nên tạo đầu việc cần làm (add a card).

Doing: lên danh sách các công việc đang thực hiện. Cách tốt nhất là nên chỉ áp dụng 1 đầu việc vào trong mục này bởi cùng 1 lúc thì bạn chỉ nên cần thực hiện một công việc mà thôi.

Done: công việc hoàn thành sẽ được để tại đây.

Quản lý các công việc cùng Trello

Bắt đầu ngày làm việc mới, bạn bắt đầu tại cột Todo. Bạn cần viết tất cả công việc cần làm ở cột này và có thể thêm hay bớt công việc trong ngày đó.

Tiếp đến bạn chọn đến một công việc thích hợp ở cột Todo để kéo vào cột Doing và bạn tiến hành công việc mà bạn chọn đó.

Sau đó là bạn tìm 1 công việc ở cột Todo rồi kéo vào cột Doing. Công việc sẽ tiếp diễn như thế tới khi trong cột Todo hết công việc.

Lợi tích dùng công cụ Trello

  • Công việc không bị quên lãng: bạn sắp xếp công việc theo thứ tự nên không bị bỏ sót. Bạn có rất nhiều việc cần phải làm và bạn cùng cần có một nơi để ghi công việc đó lại. Thì Trello là công cụ rất phù hợp.
  • Công việc không bị rối hay gián đoạn: dù bạn có rất nhiều công việc cần làm thì bạn cũng không thể làm nhiều công việc trong cùng 1 lúc. Do đó, bạn nên thực hiện một công việc và ưu tiên nó ở mức độ quan trọng và cần hoàn thành nó trước. Bạn nên chỉ để một hoặc hai công việc vào cột Doing rồi thực hiện nó. Khi thực hiện xong thì bạn mới kéo công việc ở cột Todo vào Doing rồi làm tiếp.
  • Sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên: Bạn cần ưu tiên công việc cần hoàn thành sớm rồi đặt công việc đó lên đầu công việc khác tại cột Todo.
  • Kiểm tra các công việc: vào cuối ngày thì bạn nên kiểu tra lại xem các công việc hoàn thành trong ngày đó không. Bạn nên kiểm tra công việc hoàn thành ở cột Done, tiếp đến là tổng kết và đưa ra kinh nghiệm.