ホームWorkGiới thiệu các công cụ miễn phí hiệu quả dành cho công việc

Giới thiệu các công cụ miễn phí hiệu quả dành cho công việc

Dưới đây là 7 công cụ miễn phí dành cho các công việc, bạn có thể làm việc từ xa và kết hợp với các đồng nghiệp của mình để có thể hoàn thành tốt công việc đó trong khi thời gian, chi phí vẫn luôn trong kế hoạch đặt ra.

Làm việc theo nhóm là yếu tố rất quan trọng để đi tới thành công dành cho cả đội cùng làm việc hay là người có vai trò quản lý về dự án đó. Theo khảo sát mới đây mà tổ chức American Community Survey thực hiện thì có tới 2,6% người đang thực hiện các cộng việc qua mạng một cách thường xuyên và liên tục.

Bài viết sau đây sẽ giới thiệu đến cá nhân, doanh nghiệp 7 công cụ miễn phí mà bạn sẽ khai thác triệt để và tức thời nhằm triển khai trong doanh nghiệp hay một nhóm làm việc. Tất cả mọi thứ mà bạn cũng như đồng nghiệm bạn đang cần đó chính là việc kết nối mạng internet.

shutterstock_163887974

Công cụ Podio

Công cụ Podio là mạng xã hội dành cho một nhóm hay doanh nghiệm với chức năng là thêm quản lý các dự án. Với mỗi người dùng thì sẽ được cấp hồ sơ cá nhân riêng, liên kết tới các đồng nghiệp cùng thực hiện dự án đó như giám đốc, trưởng bộ phận phát triển, người quản lý dự án và người quản lý trực tiếp. Với công cụ này cũng thích hợp các ứng dụng như chat, danh bạ, email nội bộ, ứng dụng về quản lý tác vụ và lịch.

Công cụ này nổi bật do các tính năng có thể áp dụng tùy biến. Do đó, bạn có thể xây dựng được cho mình ứng dụng mới khác biệt bằng cách dùng trình Podio App Builder. Hiện tại thì công cụ Podio được cung cấp với 3 phiên bản đó là Podio Lite hỗ trợ lên tới 5 người dùng, còn Podio Teams, Podio Business sẽ dành cho một nhóm hay doanh nghiệp có quy mô lớn.

Công cụ Asana

Công cụ Asana phát triển bởi đồng tác giả Justin Rosenstein (ông là cựu lãnh đạo trong mảng kỹ thuật Facebook) và Dustin Moskovitz (đồng sáng lập ra Facebook). Công cụ này giúp quản lý các dự án và cho phép người sử dụng có thể tùy biến điều chỉnh giao diện phù hợp để mang tới công việc hiệu quả nhất.

Công cụ Asana được hoạt động trên tất cả các nền tảng và cung cấp các khả năng rất linh hoạt nhằm phân công các nhiệm vụ tới cho thành viên cũng như thiết lập các mốc thời gian và thời hạn để triển khai, kết thúc công việc. Đồng thời cho phép người dùng có thể theo dõi được các công việc trên smartphone, table hoặc có thể là máy tính để bàn.

Tuy nhiên, Asana vẫn có điểm thiếu sót đó là không tích hợp tính năng về chat nội bộ.

Công cụ này được hỗ trợ dùng miễn phí tối đa là 15 người dùng, còn phiên bản về tính phí thì có mức áp dụng giá khoảng 50 – 800 USD/tháng và tùy thuộc vào số lượng người sử dụng.

Công cụ Google Apps

Công cụ Google Apps gồm có các công cụ như Hangouts, Gmail, Calendars, Slides, Sheets, Docs … Cũng giống như các ứng dụng online khác, công cụ Google cũng cần phải kết nối với mạng Internet. Công cụ này cũng cung cấp cho người dùng nhiều phiên bản khác nhau dành cho các nền tảng khác nhau. Vì thế mà nhiều người sử dụng có thể làm việc cùng lúc, trên cùng 1 tài liệu và họ sẽ thấy được các thay đổi với thời gian thực. Người dùng có thể chat nhóm nội bộ hay gọi video.

Hiện nay, Google đang cung cấp cho người dùng phiên bản mới Apps for Work có dung lượng lớn, địa chỉ mail của doanh nghiệp, gọi thoại, thoại video có mức chi phí là 5 USD/tháng/người. Nếu bạn đăng ký gói 10 USD/tháng/người thì bạn sẽ có dung lựng lưu trữ là không giới hạn cùng nhiều công cụ về quản lý khác.

Công cụ Yammer

Mạng xã hội Yammer thích hợp dành cho các doanh nghiệp. Đây là một công cụ để giao tiếp cũng như làm việc theo nhóm đáng lựa chọn do có các tính năng hấp dẫn, miễn phí.

Người sử dụng có thể lập ra trang cá nhân, lập cũng như tham gia vào nhóm, like, chia sẻ các bình luận hay tải tệp tin, hình ảnh. Nhưng điểm nổi bật của công cụ này là tính năng giao tiếp giữa mọi người.

Công cụ Trello

Đây là công cụ để quản lý công việc với giao diện tối ưu, trực quan. Công cụ này áp dụng mô hình Kanban. Các dự án công việc được đưa vào dưới dạng thẻ có chứa các danh sách để thực hiện công việc và người dùng chia sẻ nó theo thời gian thực.

shutterstock_54252424

Công cụ Hipchat

Bạn cần có không gian để thành viên có thể gặp gỡ, chat, làm việc cộng tác thì Hipchat là công cụ bạn cần. Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập phòng chat để họp, chia sẻ hình ảnh, tập tin.

Thành viên nhanh chóng tạo phòng chat riêng, tổ chức và theo dõi các công việc. Bạn cần thiết lập về tính năng thông bảo nhằm đảo bảo tất cả người dùng nhận được thông tin.

Công cụ GanttProject

Quản lý dự án nghề thì GanttProject sẽ là công cụ đắc lực.

Công cụ này giúp người dùng tạo cũng như tổ chức nhiệm vụ, tạo thời gian, đồ thị dạng PERT và Gantt, xuất báo cáo định dạng PDF, HTML. Tuy nhiên điểm yếu của GanttProject là không có tính năng của mạng xã hội.